segunda-feira, 12 de agosto de 2019

Asten Arquivamento - Do sistema produtor ao repositório arquivístico digital

Os documentos quando estão na idade corrente são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal ou jurídico. Eles devem permanecer junto ao setor que os produziu ou junto ao local de sua última tramitação de forma a permitir o fácil acesso. 

Os documentos que estiverem na idade intermediária podem ser movidos para um arquivo geral ficando armazenado em uma primeira instância. A consulta a seu conteúdo passa a ser mais restrita. 

quando o documento atinge a terceira idade eles devem pertencer no arquivo histórico sendo armazenados de forma definitiva. Com o aumento dos documentos nato digitais é tão importante manter a gestão documental quanto para os documentos físicos. 

O Asten Arquivamento vai auxiliar você a identificar os documentos que estão em cada fase de forma bem prática. Inclusive diferencia os documentos que dependem da interação do arquivista para avançar para a próxima idade quando a mesma não for definida em anos e sim via lapso temporal. 

Os documentos em Fase Guarda dependem de interação manual enquanto que os documentos em andamento avançarão para a próxima idade de forma automática. 

Você poderá acompanhar o status de cada documento. 


O sistema manterá registro de toda alteração realizada. Todos os metadados de um documento podem ser conferidos e já estão distribuídos na estrutura E-Arq Brasil. 


Veja o exemplo de parte dos metadados 


Se necessário alteração ou acréscimo de metadados o mesmo pode receber informações no sistema produtor e ter os seus dados atualizados na tabela E-Arq de forma que esteja em acordo com o processo de gestão.

Quando o documento atingir a idade permanente o seu conjunto de informações poderá ser enviado de forma automática para o Archivematica. 

Os arquivistas poderão montar um lote de documentos que tenham características semelhantes para um melhor controle e manutenção do Arranjo. 


Inicialmente o arquivista monta o lote e, após conferir todos os metadados dos documentos, poderá inserir anexos e observações para enviar à comissão de avaliação documental. 

A comissão analisa todos os documentos e derivadas e após concluir a análise pode enviar o lote ao Archivematica


Para os documentos que atingiram a etapa de eliminação, após análise de metadados pelo arquivista e comissão, podemos gerar a listagem dos lotes que podem ser excluídos em seu sistema produtor.


terça-feira, 6 de agosto de 2019

Cadeia de Custódia em um processo único e contínuo!

Tenha controle sobre ciclo de vida dos documentos e os mantenha em um repositório confiável 
O processo de gestão documental abrange a captura, tramitação, utilização e o arquivamento até o momento da destinação final seja em ambientes digitais ou híbridos. 

No Brasil são utilizados inúmeros sistemas de informação que geram documentos. No entanto, a maior parte não contempla todos os requisitos informados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)

A norma e-ARQ Brasil representa o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão. Alguns dos requisitos com grande importância para contemplar um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é a utilização de um plano de classificação e realização do controle do ciclo de vida destes documentos. 

Um SIGAD não compreende a guarda permanente dos documentos, logo, é necessário implementar um repositório que possua um armazenamento confiável e que permita organizar e recuperar os documentos. O Conarq também orienta através de diretrizes a implementação destes repositórios. O modelo de referência OAIS é recomendado para preservar a informação de longo prazo para materiais digitais. 

As instituições que não possuem portais de consulta online podem implementar uma plataforma de acesso já acoplada a um RCDArq. Já quando a instituição tem uma grande massa documental que apoia processos de pesquisa torna-se fundamental uma plataforma que possua uma normalização de descrição arquivística. A descrição consiste em descrever sobre o conteúdo do documento para facilitar a sua localização e auxiliar na recuperação da informação. 

Uma plataforma completa de arquivo é formada por um sistema informatizado de gestão de documentos (SIGAD) e um repositório confiável que forneça representantes digitais para plataformas de difusão. 

A ferramenta Asten Arquivamento foi criada para proporcionar apoio ao seu sistema produtor nas atividades de avaliação e destinação dos documentos bem como monitorar com vistas a preservação digital. 

Não é uma ferramenta que vai transformar um sistema produtor em um SIGAD, mas vai permitir um grande apoio para tal até que todos os requisitos possam ser atendidos.
Na ferramenta você poderá acompanhar e controlar a idade dos documentos e poderá monitorar os metadados mencionados na E-arq Brasil. 

Após revisão e aprovação de todos os dados do documento você poderá encaminhá-lo ao Archivematica. Este RDC-ARQ foi escolhido pela AVMB devido as boas referências no atendimento das diretrizes e por permitir integração com o sistema de difusão de documentos AtoM.

Desta forma, conseguimos contribuir no processo de garantia da CADEIA DE CUSTÓDIA. A comunicação entre os sistemas vai garantir a integridade do documento de forma que ele saia do sistema produtor e seja enviado ao Archivematica na sua forma autêntica.

quinta-feira, 25 de julho de 2019

AVMB oferece treinamento de capacitação sobre Alvará Online. Ferramenta já emitiu 120 documentos em menos de um mês!



Na de terça-feira (23), a Prefeitura, por meio da Secretaria de Desenvolvimento, Turismo e Inovação (Sdeti), em parceria com o Sindicato dos Contadores e Técnicos em Contabilidade de Pelotas (Sincotecpel), promoveu capacitação ministrada pela nossa colaboradora Neiriane Farias sobre o uso do sistema de Alvará Online, lançado em junho pelo Poder Público. Desde a sua liberação, 120 documentos para abertura de empresas foram emitidos através do sítio eletrônico.

Mais de 90 profissionais participaram do evento, que ocorreu na sede do Sindicato, na rua General Argolo. Quase cem quilos de alimentos foram arrecadados pela entidade e serão doados ao Instituto São Benedito. Apresentado durante a 27ª Feira Nacional do Doce (Fenadoce), o site vem sendo ajustado pelas equipes das secretarias de Desenvolvimento, Turismo e Inovação (Sdeti), Fazenda (SMF) e de Gestão da Cidade e Mobilidade Urbana (SGCMU).


Por enquanto, apenas a opção de abertura de empresas está acessível. As opções de alteração de cadastro e baixa do estabelecimento ainda estão sendo ajustadas. Durante a capacitação, o secretário de Desenvolvimento, Turismo e Inovação, Gilmar Bazanella, explicou o que motivou o Município a realizar esse investimento.
“Nossa missão é facilitar a vida de quem empreende e, por isso, o Poder Público caminha para a digitalização de todos os seus processos. Isso é o que vai fazer a cidade crescer”, afirmou Bazanella.

O novo sistema, conectado ao site da Prefeitura, por meio da Sala do Empreendedor, integra os fluxos para emissão de documentos em três secretarias – SMF, SGCMU e Sdeti. O objetivo é agilizar a abertura de empresas em Pelotas e o trabalho de quem atua na área, caso dos contabilistas.

segunda-feira, 15 de julho de 2019

Asten Empresa Fácil, a evolução do processo de abertura, alteração e renovação de Alvará de Localização!


Agilizar a abertura de empresas está sendo o grande desafio do Brasil. Para isto, diversas ações estão sendo desenvolvidas pelo SEBRAE, com consultorias, e pelo governo federal, através da Liberdade Econômica e RedeSim, integrando a receita federal e juntas comerciais.

A AVMB engajada neste movimento, desenvolveu um produto que visa automatizar as rotinas internas do elo final de um dos principais atores deste processo, a Prefeitura, e o integramos com a RedeSim (Junta Comercial e Receita Federal) através do Sistema ASTEN Empresa Fácil.

Confira em nosso vídeo o lançamento do produto na Prefeitura de Pelotas durante o II Fórum Municipal de Desburocratização no dia 14 de Junho de 2019!

segunda-feira, 8 de julho de 2019

Comunidade já pode acessar sistema de alvará online


A 27ª edição da Feira Nacional do Doce (Fenadoce) recebeu nessa sexta-feira (14/06), o II Fórum Municipal de Desburocratização, promovido pela Prefeitura, através da Secretaria de Desenvolvimento, Turismo e Inovação (Sdeti). O evento, voltado ao empreendedorismo, apresentou o novo sistema de emissão de alvarás que, a partir de agora, poderá ser feito online.


O site - Alvará Online - vai interligar os serviços de três secretarias – Fazenda (SMF), Gestão da Cidade e Mobilidade Urbana (SGCMU) e da própria Sdeti. Na ocasião, a prefeita Paula Mascarenhas lançou a ferramenta, elogiando o empenho e dedicação das equipes das pastas para a conclusão do projeto. A proposta, parte do seu Plano de Governo, foi classificada por ela como uma resposta à sociedade, o início de um novo caminho.




“Vai facilitar a vida do empreendedor, que gera riqueza e renda para a cidade. Não foi fácil chegar até aqui, mas a partir de agora vamos trabalhar para garantir ainda mais eficiência ao serviço público, sem esquecer da capacidade de colocar-se no lugar do cidadão”, disse a prefeita.

O novo sistema - conectado ao site da Prefeitura, através da Sala do Empreendedor - integra os fluxos para emissão dos documentos, trazendo mais agilidade para abertura de empresas em Pelotas, o que poderá ser feito inteiramente pela internet. 


Também participaram do evento o vice-prefeito Idemar Barz, os secretários Gilmar Bazanella (Sdeti) e Jacques Reydams (SGCMU), o presidente da Câmara de Vereadores, Fabrício Tavares (PSD), o vereador Paulo Benemann (PSDB), o presidente da JucisRS, Flávio Koch, além de representantes do Sebrae, Banrisul e de municípios da região.

Além de possibilitar o encaminhamento pelo site de requisições e documentos, o que reduz gastos com impressões, o Alvará Online oferece um acompanhamento do pedido e o cruzamento de dados com a Junta Comercial e a Receita Federal. Isso vai facilitar também o trabalho de fiscalização dos empreendimentos irregulares ou que não estão em dia com o Município.

A plataforma criada pela Avmb Soluções em TI, nos mesmos moldes do Asten-Empresa Fácil, sistema usado pelo Executivo para o Nota Legal, IPTU, Sala do Empreendedor, entre outros. A Sdeti irá oferecer uma capacitação aos contadores interessados em utilizar o modelo de Alvará Online.

É uma imensa satisfação fazer parte de projetos assim!

segunda-feira, 1 de julho de 2019

Asten Alvará de Construção em Anápolis


Em 2018 a AVMB desenvolveu a solução Alvará de Construção Online, transformando assim um dos processos mais burocráticos para o setor da construção civil em um processo totalmente online na cidade de Anápolis. Com a ressalva dos documentos em ordem, o prazo de finalização do processo, que demorava entre 45 e 60 dias, foi reduzido para até 48 horas

A funcionalidade do Portal do Cidadão - ferramenta que utiliza as tecnologias do Sistema de Informações Municipais - SIM e do ASTEN PROCESSOS (desenvolvidas pela AVMB) - vinculada ao Programa InovAção, veio para desburocratizar mais um serviço oferecido pelo município, facilitando a vida da população.

Em uma reunião realizada dia 24 de Junho de 2019 com a Associação de Construtores de Anápolis (ACAN) a solução foi muito elogiada pelos próprios construtores, pois a mesma superou as expectativas. Temos muito orgulho de trazer inovações e criar processos ágeis e que facilitem a gestão dos municípios! Gostaríamos de agradecer ao Prefeito Roberto Naves por nos permitir fazer parte do seu programa de Planejamento e Inovação! É uma imensa satisfação fazer parte de projetos assim!

Acompanhe mais sobre as novidades do Programa InovAção pelo instagram do Prefeito: @robertonavesoficial


segunda-feira, 24 de junho de 2019

As vantagens de usar as ferramentas Archivematica e AtoM em conjunto!

A Lei de Acesso a Informação garante ao cidadão o direito de acesso e utilização dos documentos e é de responsabilidade das instituições garantir esse acesso de forma autêntica, segura e eficaz.

A preservação dos documentos é de extrema importância para evitar o perigo de desaparecimento e a perda da confiabilidade. O acesso a longo prazo proporciona a manutenção da cadeia de custódia e a garantia da autenticidade.

O uso das ferramentas tecnológicas Archivematica e AtoM possibilita o atendimento a estas necessidades. Ambos, quando interconexos vão garantir o acesso e a difusão de forma autêntica permitindo a preservação, acesso e difusão de seus acervos.

O tempo para armazenar e para proporcionar a difusão é muito pequeno em relação a importância do processo e aos benefícios deste trabalho. Se a instituição estiver disposta a dedicar equipe e tempo para o andamento do trabalho os ganhos serão de grande proporção.

Criamos um vídeo para demostrar um exemplo de preservação e acesso de forma acoplada, veja abaixo.



Como mencionamos, ambas as ferramentas são de extrema importância! Os benefícios do uso integrado garantem que a instituição possua a preservação segura de seus documentos e proporcione o acesso de forma rápida aos servidores.

segunda-feira, 17 de junho de 2019

Planejamento, Desenvolvimento e Gestão

O projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. Uma iniciativa de gestão pública, que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos.


Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), o PEN é resultante da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal. Assim, o PEN nasceu de forma colaborativa e foi formalizado por meio do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013, celebrado entre o MP, a Empresa de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Governo do Distrito Federal (GDF).

Os seguintes benefícios podem ser esperados com a implantação do SEI:
  • Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel, contratos de impressão);
  • Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;
  • Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;
  • Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de documentos e processos;
  • Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;
  • Auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas;
  • Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores e por administrados, e o seu controle interno e pela sociedade;
  • Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos, em razão da criação de uma plataforma única que permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a melhoria baseada em experiências de sucesso;
  • Aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão da criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza.
O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real.

O PEN é composto por três grandes ações:


  1. Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região;
  2. Barramento de Integração do SEI (com outras soluções);
  3. Protocolo Integrado.

Como exemplificamos, são diversos os benefícios da utilização do PEN. A AVMB já está preparada para adequar seu sistema para funcionar de forma integrada com o PEN, melhorando a atuação da sua instituição perante a sociedade!

Confira abaixo como fazer a sua adesão:


segunda-feira, 10 de junho de 2019

SIE DAY 2019



A AVMB Soluções em TI patrocinadora do XII Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil 2019 (WTICIFES 2019) promoveu, no dia 3 de junho, o evento SIE-DAY, encontro com as instituições que utilizam o SIE-UFSM, para apresentar evoluções do produto e alinhar expectativas futuras com relação ao sistema.


Estiveram no evento Claudio R. Lobato (Direção da empresa), Carla G. B. Teixeira (Setor de Atendimento) e Rudolfo Paulo (Setor de Desenvolvimento).


Dentro da programação prévia, os assuntos debatidos com mais acuidade foram:

1. Apresentação Inicial;
2. Interoperabilidade SIE-UFSM-PEN;

3. Registro e Emissão Diploma (SIE e Portarias MEC: 1.095 de Out/2018 e Port. 554 de Março 2019);
4. ASTEN Processos SISU;

5. Interoperabilidade SIE-SIAPE/SIGEPE;
6. Discussão e Brainstorming;
7. Projetos Futuros


Este evento é mais um compromisso da AVMB em entender as necessidades, dificuldades e expectativas de seus clientes. Para acessar o material apresentado no evento clique aqui.


Nesta oportunidade, AVMB cordialmente agradece às Instituições presentes no SIE-DAY:

Renan Teixeira de Souza - UFES

Valmir Antunes Pereira - UFPR

Edvandro Carlos Reckziegel e Ítalo Campos de Melo Silva - UFAC


segunda-feira, 3 de junho de 2019

Semana de Treinamento na AVMB


Dos dias 20 à 23 de Maio os servidores de Pelotas, Mauro Müller e Leandro Nunes estiveram na sede da AVMB para receberem treinamentos de diversos módulos, entre eles, SAC, Orçamentário, Almoxarifado, Tributário, SGCA, Contabilidade e Recursos Humanos. 

A AVMB agradece a Prefeitura de Pelotas pela confiança e reitera o compromisso de tornar nossos serviços cada vez melhores.