As vantagens de usar as ferramentas Archivematica e AtoM em conjunto!

A Lei de Acesso a Informação garante ao cidadão o direito de acesso e utilização dos documentos e é de responsabilidade das instituições garantir esse acesso de forma autêntica, segura e eficaz.

A preservação dos documentos é de extrema importância para evitar o perigo de desaparecimento e a perda da confiabilidade. O acesso a longo prazo proporciona a manutenção da cadeia de custódia e a garantia da autenticidade.

O uso das ferramentas tecnológicas Archivematica e AtoM possibilita o atendimento a estas necessidades. Ambos, quando interconexos vão garantir o acesso e a difusão de forma autêntica permitindo a preservação, acesso e difusão de seus acervos.

O tempo para armazenar e para proporcionar a difusão é muito pequeno em relação a importância do processo e aos benefícios deste trabalho. Se a instituição estiver disposta a dedicar equipe e tempo para o andamento do trabalho os ganhos serão de grande proporção.

Criamos um vídeo para demostrar um exemplo de preservação e acesso de forma acoplada, veja abaixo.

Como mencionamos, ambas as ferramentas são de extrema importância! Os benefícios do uso integrado garantem que a instituição possua a preservação segura de seus documentos e proporcione o acesso de forma rápida aos servidores.

Planejamento, Desenvolvimento e Gestão

O projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. Uma iniciativa de gestão pública, que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos.

Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), o PEN é resultante da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal. Assim, o PEN nasceu de forma colaborativa e foi formalizado por meio do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013, celebrado entre o MP, a Empresa de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Governo do Distrito Federal (GDF).

Os seguintes benefícios podem ser esperados com a implantação do SEI:

• Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel, contratos de impressão);

• Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;

• Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;

• Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de documentos e processos;

• Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;

• Auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas;

• Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores e por administrados, e o seu controle interno e pela sociedade;

• Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos, em razão da criação de uma plataforma única que permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a melhoria baseada em experiências de sucesso;

• Aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão da criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza.

O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real.

O PEN é composto por três grandes ações:

1. Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região;
2. Barramento de Integração do SEI (com outras soluções);
3. Protocolo Integrado.

Como exemplificamos, são diversos os benefícios da utilização do PEN. A AVMB já está preparada para adequar seu sistema para funcionar de forma integrada com o PEN, melhorando a atuação da sua instituição perante a sociedade!

Confira abaixo como fazer a sua adesão:

SIE DAY 2019

A AVMB Soluções em TI patrocinadora do XII Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil 2019 (WTICIFES 2019) promoveu, no dia 3 de junho, o evento SIE-DAY, encontro com as instituições que utilizam o SIE-UFSM, para apresentar evoluções do produto e alinhar expectativas futuras com relação ao sistema.

Estiveram no evento Claudio R. Lobato (Direção da empresa), Carla G. B. Teixeira (Setor de Atendimento) e Rudolfo Paulo (Setor de Desenvolvimento).

Dentro da programação prévia, os assuntos debatidos com mais acuidade foram:

1. Apresentação Inicial;

2. Interoperabilidade SIE-UFSM-PEN;

3. Registro e Emissão Diploma (SIE e Portarias MEC: 1.095 de Out/2018 e Port. 554 de Março 2019);

4. ASTEN Processos SISU;

5. Interoperabilidade SIE-SIAPE/SIGEPE;

6. Discussão e Brainstorming;

7. Projetos Futuros

Este evento é mais um compromisso da AVMB em entender as necessidades, dificuldades e expectativas de seus clientes. Para acessar o material apresentado no evento clique aqui.

Nesta oportunidade, AVMB cordialmente agradece às Instituições presentes no SIE-DAY:

Renan Teixeira de Souza - UFES

Valmir Antunes Pereira - UFPR

Edvandro Carlos Reckziegel e Ítalo Campos de Melo Silva - UFAC

Semana de Treinamento na AVMB

Dos dias 20 à 23 de Maio os servidores de Pelotas, Mauro Müller e Leandro Nunes estiveram na sede da AVMB para receberem treinamentos de diversos módulos, entre eles, SAC, Orçamentário, Almoxarifado, Tributário, SGCA, Contabilidade e Recursos Humanos. 

A AVMB agradece a Prefeitura de Pelotas pela confiança e reitera o compromisso de tornar nossos serviços cada vez melhores.