Treinamento da ferramenta SIG no IF Sudeste de Minas

Entre os dias 13/08/2019 a 16/08/2019 e 19/08/2019 a 22/08/2019 foi dado um treinamento da ferramenta SIG pelo nosso colaborador Igor Rüdel no Instituto Federal do Sudeste de Minas.

O mesmo dividiu-se em três momentos: 

- Preparação do ambiente de desenvolvimento;

- Procura/alteração/criação de relatórios/validações/funcionalidades nos módulos do SIG;

- Análise de pontos específicos do SIG: lançamento de notas, leitura da fita espelho e timer do SIAFI.

A maior parte do curso foi no segundo item mencionado acima, onde o grupo que estava recebendo o treinamento demandou mais tempo na procura e criação dos códigos para chegar no resultado esperado.

Foram alcançados todos os objetivos de desenvolvimento propostos inicialmente: alterações de relatórios nos 3 principais sistemas do SIG (SIGRH, SIPAC, SIGAA), criação de um CRUD e criação de validação utilizando parâmetros.

Asten Arquivamento - Do sistema produtor ao repositório arquivístico digital

Os documentos quando estão na idade corrente são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal ou jurídico. Eles devem permanecer junto ao setor que os produziu ou junto ao local de sua última tramitação de forma a permitir o fácil acesso. 

Os documentos que estiverem na idade intermediária podem ser movidos para um arquivo geral ficando armazenado em uma primeira instância. A consulta a seu conteúdo passa a ser mais restrita. 

Já quando o documento atinge a terceira idade eles devem pertencer no arquivo histórico sendo armazenados de forma definitiva. Com o aumento dos documentos nato digitais é tão importante manter a gestão documental quanto para os documentos físicos. 

O Asten Arquivamento vai auxiliar você a identificar os documentos que estão em cada fase de forma bem prática. Inclusive diferencia os documentos que dependem da interação do arquivista para avançar para a próxima idade quando a mesma não for definida em anos e sim via lapso temporal. 

Os documentos em Fase Guarda dependem de interação manual enquanto que os documentos em andamento avançarão para a próxima idade de forma automática. 

Você poderá acompanhar o status de cada documento. 

O sistema manterá registro de toda alteração realizada. Todos os metadados de um documento podem ser conferidos e já estão distribuídos na estrutura E-Arq Brasil. 

Veja o exemplo de parte dos metadados 

Se necessário alteração ou acréscimo de metadados o mesmo pode receber informações no sistema produtor e ter os seus dados atualizados na tabela E-Arq de forma que esteja em acordo com o processo de gestão.

Quando o documento atingir a idade permanente o seu conjunto de informações poderá ser enviado de forma automática para o Archivematica. 

Os arquivistas poderão montar um lote de documentos que tenham características semelhantes para um melhor controle e manutenção do Arranjo. 

Inicialmente o arquivista monta o lote e, após conferir todos os metadados dos documentos, poderá inserir anexos e observações para enviar à comissão de avaliação documental. 

A comissão analisa todos os documentos e derivadas e após concluir a análise pode enviar o lote ao Archivematica

Para os documentos que atingiram a etapa de eliminação, após análise de metadados pelo arquivista e comissão, podemos gerar a listagem dos lotes que podem ser excluídos em seu sistema produtor.

Cadeia de Custódia em um processo único e contínuo!

Tenha controle sobre ciclo de vida dos documentos e os mantenha em um repositório confiável 

O processo de gestão documental abrange a captura, tramitação, utilização e o arquivamento até o momento da destinação final seja em ambientes digitais ou híbridos. 

No Brasil são utilizados inúmeros sistemas de informação que geram documentos. No entanto, a maior parte não contempla todos os requisitos informados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). 

A norma e-ARQ Brasil representa o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão. Alguns dos requisitos com grande importância para contemplar um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é a utilização de um plano de classificação e realização do controle do ciclo de vida destes documentos. 

Um SIGAD não compreende a guarda permanente dos documentos, logo, é necessário implementar um repositório que possua um armazenamento confiável e que permita organizar e recuperar os documentos. O Conarq também orienta através de diretrizes a implementação destes repositórios. O modelo de referência OAIS é recomendado para preservar a informação de longo prazo para materiais digitais. 

As instituições que não possuem portais de consulta online podem implementar uma plataforma de acesso já acoplada a um RCDArq. Já quando a instituição tem uma grande massa documental que apoia processos de pesquisa torna-se fundamental uma plataforma que possua uma normalização de descrição arquivística. A descrição consiste em descrever sobre o conteúdo do documento para facilitar a sua localização e auxiliar na recuperação da informação. 

Uma plataforma completa de arquivo é formada por um sistema informatizado de gestão de documentos (SIGAD) e um repositório confiável que forneça representantes digitais para plataformas de difusão. 

A ferramenta Asten Arquivamento foi criada para proporcionar apoio ao seu sistema produtor nas atividades de avaliação e destinação dos documentos bem como monitorar com vistas a preservação digital. 

Não é uma ferramenta que vai transformar um sistema produtor em um SIGAD, mas vai permitir um grande apoio para tal até que todos os requisitos possam ser atendidos.

Na ferramenta você poderá acompanhar e controlar a idade dos documentos e poderá monitorar os metadados mencionados na E-arq Brasil. 

Após revisão e aprovação de todos os dados do documento você poderá encaminhá-lo ao Archivematica. Este RDC-ARQ foi escolhido pela AVMB devido as boas referências no atendimento das diretrizes e por permitir integração com o sistema de difusão de documentos AtoM.

Desta forma, conseguimos contribuir no processo de garantia da CADEIA DE CUSTÓDIA. A comunicação entre os sistemas vai garantir a integridade do documento de forma que ele saia do sistema produtor e seja enviado ao Archivematica na sua forma autêntica.