Cases de sucesso do SIM, nosso ERP para prefeituras! #02

Como já apresentamos anteriormente, um ERP tem como principal função facilitar o gerenciamento operacional e executivo por meio do uso de integração e automatização de processos e geração de indicadores de desempenho, englobando todos processos de cada um dos setores da instituição.

Para o nosso segundo case de sucesso apresentamos a Prefeitura de Anápolis!

Prefeitura de Anápolis

O município de Anápolis está entre as 100 cidades mais inteligentes do país, conforme o ranking Connected Smart Cities, elaborado pela consultoria Urban Systems. O levantamento avaliou a gestão pública das cidades brasileiras, considerando 73 indicadores agrupados em 11 eixos, a partir de vetores sociais, econômicos e tecnológicos que promovem inovação e qualidade de vida entre a população. 

Com o Programa InovAção, que envolveu autarquias e secretarias de governo na modernização da máquina pública. A prefeitura disponibilizou em 2017 o Portal do Cidadão para seus usuários. A ferramenta tem como objetivo desburocratizar e tornar o atendimento ao público mais eficaz.

O Portal do Cidadão é uma ferramenta que utiliza as tecnologias do Sistema de Informações Municipais – SIM e do ASTEN PROCESSOS, soluções desenvolvidas pela AVMB. O Portal colocou à disposição, a emissão de alvarás de obras, guias e certidões, dentre elas, de uso do solo – primeiro procedimento totalmente online. No perfil do contribuinte, ele tem de maneira facilitada, todas as informações vinculadas ao seu CPF. Nos outros perfis, contadores, arquitetos e engenheiros têm acesso aos dados dos clientes. O servidor público pode também acompanhar a sua vida funcional sem dificuldades.

E em 2018 mais uma funcionalidade inovadora foi adicionada ao Portal do Cidadão do município, o Alvará de Construção Online! Um dos processos mais burocráticos para o setor da construção civil, a retirada do alvará de construção, é totalmente online na cidade de Anápolis. Com a ressalva dos documentos em ordem, o prazo de finalização do processo, que demorava entre 45 e 60 dias, foi reduzido para até 48 horas. 

Planejamento, Desenvolvimento e Gestão

O projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN) é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico. Uma iniciativa de gestão pública, que visa a obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução de custos.

Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MP), o PEN é resultante da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no âmbito do governo federal. Assim, o PEN nasceu de forma colaborativa e foi formalizado por meio do Acordo de Cooperação Técnica n° 02/2013, celebrado entre o MP, a Empresa de Pesquisa Agropecuária (Embrapa), a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Governo do Distrito Federal (GDF).

Os seguintes benefícios podem ser esperados com a implantação do SEI:

• Redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel, contratos de impressão);

• Redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;

• Redução do tempo gasto na abertura, manipulação, localização e tramitação de documentos e processos;

• Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de documentos e processos;

• Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;

• Auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas;

• Incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu acompanhamento por servidores e por administrados, e o seu controle interno e pela sociedade;

• Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos, em razão da criação de uma plataforma única que permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre órgãos distintos e a melhoria baseada em experiências de sucesso;

• Aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e cruzada de dados e indicadores, em razão da criação de um conjunto de bases de dados de mesma natureza.

O PEN introduz práticas inovadoras no setor público – elimina o uso de papel como suporte físico para documentos institucionais e disponibiliza informações em tempo real.

O PEN é composto por três grandes ações:

1. Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região;
2. Barramento de Integração do SEI (com outras soluções);
3. Protocolo Integrado.

Como exemplificamos, são diversos os benefícios da utilização do PEN. A AVMB já está preparada para adequar seu sistema para funcionar de forma integrada com o PEN, melhorando a atuação da sua instituição perante a sociedade!

Confira abaixo como fazer a sua adesão:

[ASTEN PROCESSOS] Processo de Inclusão e Exclusão de Disciplina

Confira nosso tutorial de introdução à solução Asten Processos na qual permite que o aluno solicite disciplina de uma maneira mais direta.

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[ASTEN PROCESSOS] Abertura de Processos através do GCA Navegação

Adicionada possibilidade de abrir processos do Asten Processos Web através do GCA Navegação.

1.1. Criar um novo processo
Na guia Asten Processos foi adicionada a possibilidade de abrir novos processos do Asten Processos Web diretamente no GCA Navegação.
Para etapa inicial, deve-se selecionar a opção Novo Processo.

Ao selecionar esta opção, serão listados somente os processos que o usuário logado possui permissão.
Em seguida, deve-se selecionar o processo desejado e clicar em Confirmar.

Após Confirmação, será carregada em seu navegador padrão a tela da nova instância aberta do processo.

1.2. Abrir um processo já criado

Ainda na guia Asten Processos, são listados todos os processos que já possuem uma instância criada no Asten Processos Web.
Para acessar um processo já existente, deve-se selecionar o processo desejado no grid e Abrir.

Ao selecionar esta opção, será carregada no navegador padrão a tela do processo selecionado.

Observação:
O endereço que acessa o Asten Processos Web, é configurado na aplicação de Configurações dos Parâmetros do Asten Processos (guia Configurações Adicionais), conforme imagens abaixo:

A AVMB agradece a confiança de seus clientes e reitera seu compromisso com a excelência no desenvolvimento dos melhores produtos e serviços do mercado.

[ASTEN PROCESSOS] Progressão por Mérito

Esta é uma solução web desenvolvida no ASTEN PROCESSOS e integrada aos sistemas SIM e SIE-UFSM.

O Módulo de Recursos Humanos - Progressão por Mérito contempla as seguintes etapas:

• Solicitação do Servidor
• Análise pelo Departamento Responsável
• Emissão automática dos Pareceres e Portarias

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AVMB realiza SIE-DAY no WTICIFES 2018

A AVMB Soluções em TI patrocinadora do XII Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil 2018 (WTICIFES 2018) promoveu, no dia 4 de junho, o evento SIE-DAY - situado no Bourbon Foz do Iguaçu Business Hotel em Foz do Iguaçu/PR- encontro com as instituições que utilizam o SIE-UFSM, para apresentar evoluções do produto e alinhar expectativas futuras com relação ao sistema.
Estiveram no evento Claudio R. Lobato (Direção da empresa), Carla G. B. Teixeira (Setor de Atendimento) e Thiago Borba (Setor de Desenvolvimento).
Dentro da programação prévia, os assuntos debatidos com mais acuidade foram:

1. Evolução das versões do SIE e principais Melhorias Técnicas

2. Interoperabilidade SIE-UFSM-PEN, onde foram apresentadas todas as etapas percorridas pela AVMB junto às etapas remanescentes para a integração. Nesta oportunidade, foi solicitado auxílio direto das instituições para um planejamento que possa promover soluções de eventuais erros nas etapas entre o governo e o TRF4.

3. ASTEN Indicadores

4. ASTEN Processos: além dos avanços obtidos na ferramenta de modelagem, foram apresentados cases reais de processos que já estão em execução pelas Instituições.

5. Nome Social

6. Apresentação ASTEN Mobile

7.  ASTEN Arquivamento (Archivematica e AtoM)

8.  Interoperabilidade SIE-UFSM->SIAPE

9. Cases CEFET-RJ, UFT e UFPR

Este evento é mais um compromisso da AVMB em entender as necessidades, dificuldades e expectativas de seus clientes.
Nesta oportunidade,  AVMB cordialmente agradece às Instituições presentes no SIE-DAY:

Daniel de Oliveira - CEFET-RJ
Danilo Mendes - UFES
Deivid Fernando da Silva Moreira - UFSCPA
Eduardo Dimas Andrino Nogueira - UFPR
Edvandro Carlos Reckziegel UFAC / NTI
Evandro Flores - UFSM
Gerson da Silva - UFAM
Jonas Carniel de Macedo - UFSM
Jorge Carlos Magno - UFAM
Julliany Sales Brandão CEFET-RJ / DTINF
Juliano Rios UFT / DTI
Miguel Teixeira - UFAM
Nail Mohamed Saber Abdo Bekhit UNIRIO / DTIC
Paulo Roberto Pereira dos Santos UNIRIO / DTIC
Renan Teixeira - UFES
Roberto Rosa dos Santos UFCSPA / NTI
Valdo Melo Lima Guerra UFAC / NTI
Valmir Antunes Pereira UFPR / Diretor CCE
Vinicius J. Serva UNIRIO / DTIC

[ASTEN PROCESSOS] Gerar um Modelo a partir de uma Definição de Processo

Esta é uma solução web desenvolvida pela AVMB e integrada aos sistemas SIM e SIE-UFSM. 

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[ASTEN PROCESSOS] Melhorias no Modelador

Foi adicionada a possibilidade de definir classes HTML para as ações visuais do processo. A configuração pode ser realizada através de uma nova aba "Classes" que foi adicionada em cada componente visual existente.

Através da nova aba poderá ser informado uma lista de classes para o componente.

Havendo a definição a aplicação web irá adicionar automaticamente as classes pré-definidas no container pai do componente.

O objetivo principal desse recurso é facilitar o acesso ao componente através das classes pré-definidas pelo programador. Atualmente o acesso ao componente se dá através do código único da ação dentro do processo.

Exemplo do acesso ao campo antes do recurso (programador deve saber o código da ação antes de utilizar):

CSS: div[codigo=123456] {}

JS: $.BPMAction(123456)

Após o recurso (programador não precisa mais saber o código da ação, o acesso pode ser feito diretamente pelo nome definido por ele):

CSS: .model-classe1 {}

JS: $(".model-classe1")

A AVMB agradece a confiança de seus clientes e reitera seu compromisso com a excelência no desenvolvimento dos melhores produtos e serviços do mercado.

[ASTEN PROCESSOS] Criação de Grupo e Usuário

Esta é uma solução web desenvolvida pela AVMB e integrada aos sistemas SIM e SIE-UFSM. No tutorial abaixo, exemplificamos o processo para a utilização da solução, dividido em duas partes: a primeira etapa de criação do usuário, a seguinte com a demonstração da criação de um grupo com dois subgrupos de usuários.

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AVMB em apoio presencial à UFOB

De 27 de novembro à 1º de dezembro, as analistas de implantação Claucia Vitalis e Gabriele Rocha estiveram realizando apoio presencial na Universidade Federal do Oeste da Bahia - UFOB, juntamente com a equipe de TI da instituição. Neste período, foram realizadas atividades de ajuste orçamentário, análises de fluxos e documentação de módulos - como por exemplo Bolsas e Patrimônio Móvel - bem como treinamento dos Módulos Stricto Sensu e Pesquisa.

Foi também realizado o levantamento de informações relacionadas aos Módulos Diplomas e NEE (Necessidades Educacionais Especiais).

A AVMB agradece à UFOB pela confiança e reitera o compromisso de tornar nossos serviços cada vez melhores.

Migração dos Bancos de Dados na UFAC otimiza gestão da Instituição

A Universidade Federal do Acre (UFAC) migrou para a versão 11 do DB2 nos dois bancos que a instituição possui (HOMOLOGAÇÃO e PRODUÇÃO). O Banco de Produção, inclusive, já está na versão 11.1.2.

Desde a migração, o ganho em desempenho no processamento de matrícula foi considerável e sem geração de erros. O cliente informou a AVMB com muita satisfação.

"Notamos ganho em desempenho, inclusive depois que rodamos o processamento de matrícula. Pela primeira vez, rodamos todo o processamento sem erro algum nos bancos." informou Alex Alves da Silva, Analista em TI do Núcleo de Tecnologia da Informação da UFAC.

[SIM/SIE] Solicitação de Deslocamento e Análise - Módulo de Frota

Este vídeo exemplifica as duas etapas para Solicitação de Deslocamento e Análise pela Coordenação.

O Módulo de FROTA é uma Solução web do ASTEN PROCESSOS desenvolvida pela AVMB.
 
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Programa InovAção apresenta o Portal do Cidadão

Nesta terça-feira 25 de julho, aconteceu o evento de lançamento do Portal do Cidadão no Teatro Municipal de Anápolis. Este é um importante projeto da Prefeitura para a consolidação do programa InovAção, que vai envolver autarquias e secretarias de governo na modernização da máquina pública. A proposta tem como objetivo iniciar a tramitação de processos eletrônicos, corrigir empecilhos e distorções na prestação de serviços. A analista Flávia Cavalcante, e o secretário municipal de Meio Ambiente, Habitação e Planejamento Urbano, Daniel Fortes, mantiveram em alta a expectativa das soluções de problemas que o lançamento do Portal oferecerá, como o caso de documentos do uso de solo que tramitavam por até dois anos. “Além da agilidade, vamos dar transparência. Tanto o contribuinte quanto os profissionais poderão acompanhar tudo em tempo real”, disse Daniel.

O prefeito Roberto Naves declarou que os documentos passarão a ser emitidos em até 24 horas, pelo Portal. “A desburocratização incentiva os investimentos, que geram empregos e arrecadação”, respondeu, por meio de entrevista coletiva. O prefeito também mencionou a importância do programa InovAção, destacando seu alcance em toda a administração.

O Portal do Cidadão é uma ferramenta que utiliza as tecnologias do Sistema de Informações Municipais - SIM e do ASTEN PROCESSOS, soluções desenvolvidas pela AVMB. O Portal colocará à disposição, a emissão de alvarás de obras, guias e certidões, dentre elas, de uso do solo - primeiro procedimento totalmente online. Em breve, no perfil do contribuinte, ele terá de maneira facilitada, todas as informações vinculadas ao seu CPF. Nos outros perfis, contadores, arquitetos e engenheiros terão acesso aos dados dos clientes. O servidor público poderá também acompanhar a sua vida funcional sem dificuldades.

O endereço é portalcidadao.anapolis.go.gov.br. 

[ASTEN PROCESSOS] Recurso Chamar Relatório SI

Para utilizar o recurso de Criar Ação para Chamar Relatório do SI* e configurar um relatório a ser apresentado no andamento do Processo, o Analista de TI da Instituição poderá seguir os passos exemplificados em nosso vídeo abaixo. 

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SIM/SIE - Nova aplicação para Planejamento Orçamentário

Em constante evolução de nossos serviços, a AVMB Soluções em TI desenvolveu uma nova aplicação para gestão de Planejamento Orçamentário "OMPlanejamentoOrc.exe" para os sistemas SIM e SIE. A aplicação promove uma melhor disposição visual dos itens, facilitando assim sua compreensão.

Através desta aplicação é possível:

• Gerenciar o Plano Plurianual (PPA): Gerenciamento de informações principais, vigência, versões do Planejamento e situação. Ao concluir o PPA este poderá ser promovido para LDO automaticamente pelo sistema.
• Gerenciar Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO): Da mesma forma, quando o planejamento selecionado for a LDO, permite que este seja promovido para LOA. Na LDO é lançado o planejamento de Receitas e Despesas orçamentárias, bem como as Metas Fiscais, dispensando o uso dos QDDs para previsão orçamentárias. O uso dos QDDs serão imprescindíveis para o remanejamento de recursos
• Gerenciar Lei Orçamentária Anual (LOA)
• Gerenciar o versionamento para cada planejamento (PPA/LDO/LOA): Agora é permitido que para cada tipo de planejamento sejam definidas várias versões do planejamento.
• Gerenciar Grupos Temáticos: Inclusão de grupos temáticos para permitir um agrupamento dos programas a serem executados no planejamento.
• Incluir controle de alterações de todos os itens do Orçamento após sua devida aprovação: Em cada cadastro está disponível uma nova funcionalidade onde é permitido visualizar todas as alterações efetuadas em cada item.

Importante destacar que a aplicação mantém o registro histórico das alterações do planejamento (PPA,LDO e LOA) quando estes estão em situação diferente de Proposta.

AVMB no WTICIFES 2017

A AVMB patrocinadora do XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil 2017 (WTICIFES 2017) estará presente no evento que acontece em Recife dos dias 29 de maio a 1º de junho, sob o tema “A TI como Agente Transformador nas Universidades". 

Nesta oportunidade, a AVMB realizará o SIE-DAY, encontro com as instituições que utilizam o SIE-UFSM. Dentre os assuntos abordados no SIE-DAY, estão as expectativas de evolução do SIE-UFSM, integração com o PEN e SIAPE, Censo, Avaliação Institucional, 64bits, indicadores, Gestão Física de Documentos e a apresentação da parceria com a empresa canadense Artefactual - a nova solução em preservação digital da AVMB: ASTEN Arquivamento.

ASTEN PROCESSOS - Processo de Recadastramento de Discentes na Web

O Processo de Recadastramento de Discentes é uma solução desenvolvida para a web utilizando a ferramenta Asten Processos. Integrado para ser executado a partir do Portal do Aluno da instituição, o objetivo principal é proporcionar a atualização de dados dos alunos inteiramente pela web auxiliando na obtenção de uma base de dados mais consistente. Desta forma outros processos também são facilitados, como, por exemplo, a coleta de dados para o CENSO Educacional.

Este processo entrou em produção em um de nossos clientes em outubro de 2016. Logo nos primeiros dias, foram feitos cerca de 2000 recadastramentos/dia. Atualmente mais de 28000 alunos já concluíram o processo o que representa aproximadamente 93% dos discentes da instituição.

O aluno, quando faz a autenticação no Portal do Aluno, é solicitado a realizar o pedido de recadastramento (quando o mesmo estiver ativo) com o objetivo de atualizar suas informações Pessoais, Documentais, Complementares (como raça e deficiência) e Informações de Contato. Ele, ainda, poderá atualizar a escola onde concluiu o ensino médio utilizando a padronização do Cadastro de Escolas conforme base do INEP, além de anexar documentos como históricos de conclusão e documentos de identificação.

O departamento acadêmico responsável, por sua vez, analisa os pedidos de recadastramento e caso, necessário, pode solicitar o comparecimento do aluno à instituição. Ao final do processo, a atualização na base de dados do SIE-UFSM é realizada automaticamente em todas as informações que foram cadastradas e/ou confirmadas pelo discente.

Assista ao vídeo com a demonstração da funcionalidade. Para maiores informações e implantação entre em contato com a AVMB pelo nosso Serviço de Atendimento ao Cliente.

ASTEN PROCESSOS - Requisição de Aquisição de Materiais e Serviços

Em constante evolução de nossos produtos, a AVMB - Soluções em TI está desenvolvendo, para utilização na web, o processo de Requisição de Aquisição de Materiais e Serviços do módulo de Compras.

Este processo permite:

• Realizar a solicitação de compra de produtos informando dados básicos da requisição
• Vincular os produtos e as quantidades necessárias a serem adquiridas
• Gerenciar a pesquisa de preço realizando a cotação de preços de vários fornecedores, possibilitando também anexar arquivos de orçamentos
• Enviar a solicitação de compra para análise pelo gestor responsável.

Verifique nos vídeos abaixo a demonstração das etapas implementadas:

                      Primeira Etapa

                      Segunda Etapa

ASTEN PROCESSOS - Melhorias Realizadas no Modelador

O Modelador de Processos, utilizado pelas instituições que já estão com o Asten Processos em utilização, passa frequentemente por melhorias que facilitam o desenvolvimento e agregam novos recursos.

Nesta oportunidade comunicamos aos desenvolvedores de processos do Asten Processos as seguintes melhorias:

1) Realizadas várias otimizações no código fonte para melhorar estrutura do projeto.

2) Através do Ctrl + Click em uma ação LUA será possível visualizar QUALQUER outra ação (visual ou não visual) existente no modelo. Anteriormente erá possível apenas visualizar ações LUA e SQL.

 (Clique na imagem para ampliar)

                                                                    (Clique na imagem para ampliar)

3) Detectado e ajustado problema de performance existente no modelador de formulários que acarretava na lentidão progressiva na montagem do formulário ao longo da execução do modelador.

4) Adicionado novas consistências de tipos de dados para variáveis e objetos lua em ações visuais (origem e destino) visando suprimir possível erros na execução

do modelo.

Analista Responsável: Thiago Borba

ASTEN PROCESSOS - Requisição de Materiais ao Almoxarifado

A AVMB - Soluções em TI desenvolveu utilizando o ASTEN PROCESSOS, a solução inovadora REQUISIÇÃO DE MATERIAIS AO ALMOXARIFADO.

Via Web, com interface simples e intuitiva, e integração com o SIE-UFSM e SIM, o usuário poderá fazer sua Requisição de Material encaminhando o pedido ao seu Gestor para análise e demais providências junto ao Setor de Almoxarifado. O almoxarife poderá também realizar a análise do pedido, e uma vez aprovado, há possibilidade de processamento automático da requisição e a baixa dos produtos no estoque.

Este processo está a disposição para utilização de nossos clientes sem custo adicional.

Assista aos vídeos de apresentação que seguem abaixo em três etapas. Para maiores informações entre em contato com a AVMB pelo Serviço de Atendimento ao Cliente.

                      Primeira Etapa

                      Segunda Etapa

                      Terceira Etapa