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terça-feira, 6 de agosto de 2019

Cadeia de Custódia em um processo único e contínuo!

Tenha controle sobre ciclo de vida dos documentos e os mantenha em um repositório confiável 
O processo de gestão documental abrange a captura, tramitação, utilização e o arquivamento até o momento da destinação final seja em ambientes digitais ou híbridos. 

No Brasil são utilizados inúmeros sistemas de informação que geram documentos. No entanto, a maior parte não contempla todos os requisitos informados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq)

A norma e-ARQ Brasil representa o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão. Alguns dos requisitos com grande importância para contemplar um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é a utilização de um plano de classificação e realização do controle do ciclo de vida destes documentos. 

Um SIGAD não compreende a guarda permanente dos documentos, logo, é necessário implementar um repositório que possua um armazenamento confiável e que permita organizar e recuperar os documentos. O Conarq também orienta através de diretrizes a implementação destes repositórios. O modelo de referência OAIS é recomendado para preservar a informação de longo prazo para materiais digitais. 

As instituições que não possuem portais de consulta online podem implementar uma plataforma de acesso já acoplada a um RCDArq. Já quando a instituição tem uma grande massa documental que apoia processos de pesquisa torna-se fundamental uma plataforma que possua uma normalização de descrição arquivística. A descrição consiste em descrever sobre o conteúdo do documento para facilitar a sua localização e auxiliar na recuperação da informação. 

Uma plataforma completa de arquivo é formada por um sistema informatizado de gestão de documentos (SIGAD) e um repositório confiável que forneça representantes digitais para plataformas de difusão. 

A ferramenta Asten Arquivamento foi criada para proporcionar apoio ao seu sistema produtor nas atividades de avaliação e destinação dos documentos bem como monitorar com vistas a preservação digital. 

Não é uma ferramenta que vai transformar um sistema produtor em um SIGAD, mas vai permitir um grande apoio para tal até que todos os requisitos possam ser atendidos.
Na ferramenta você poderá acompanhar e controlar a idade dos documentos e poderá monitorar os metadados mencionados na E-arq Brasil. 

Após revisão e aprovação de todos os dados do documento você poderá encaminhá-lo ao Archivematica. Este RDC-ARQ foi escolhido pela AVMB devido as boas referências no atendimento das diretrizes e por permitir integração com o sistema de difusão de documentos AtoM.

Desta forma, conseguimos contribuir no processo de garantia da CADEIA DE CUSTÓDIA. A comunicação entre os sistemas vai garantir a integridade do documento de forma que ele saia do sistema produtor e seja enviado ao Archivematica na sua forma autêntica.

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