Asten Arquivamento - Do sistema produtor ao repositório arquivístico digital

Os documentos quando estão na idade corrente são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal ou jurídico. Eles devem permanecer junto ao setor que os produziu ou junto ao local de sua última tramitação de forma a permitir o fácil acesso. 

Os documentos que estiverem na idade intermediária podem ser movidos para um arquivo geral ficando armazenado em uma primeira instância. A consulta a seu conteúdo passa a ser mais restrita. 

Já quando o documento atinge a terceira idade eles devem pertencer no arquivo histórico sendo armazenados de forma definitiva. Com o aumento dos documentos nato digitais é tão importante manter a gestão documental quanto para os documentos físicos. 

O Asten Arquivamento vai auxiliar você a identificar os documentos que estão em cada fase de forma bem prática. Inclusive diferencia os documentos que dependem da interação do arquivista para avançar para a próxima idade quando a mesma não for definida em anos e sim via lapso temporal. 

Os documentos em Fase Guarda dependem de interação manual enquanto que os documentos em andamento avançarão para a próxima idade de forma automática. 

Você poderá acompanhar o status de cada documento. 

O sistema manterá registro de toda alteração realizada. Todos os metadados de um documento podem ser conferidos e já estão distribuídos na estrutura E-Arq Brasil. 

Veja o exemplo de parte dos metadados 

Se necessário alteração ou acréscimo de metadados o mesmo pode receber informações no sistema produtor e ter os seus dados atualizados na tabela E-Arq de forma que esteja em acordo com o processo de gestão.

Quando o documento atingir a idade permanente o seu conjunto de informações poderá ser enviado de forma automática para o Archivematica. 

Os arquivistas poderão montar um lote de documentos que tenham características semelhantes para um melhor controle e manutenção do Arranjo. 

Inicialmente o arquivista monta o lote e, após conferir todos os metadados dos documentos, poderá inserir anexos e observações para enviar à comissão de avaliação documental. 

A comissão analisa todos os documentos e derivadas e após concluir a análise pode enviar o lote ao Archivematica

Para os documentos que atingiram a etapa de eliminação, após análise de metadados pelo arquivista e comissão, podemos gerar a listagem dos lotes que podem ser excluídos em seu sistema produtor.