Asten Arquivamento, do sistema produtor ao repositório arquivístico digital

Os documentos quando estão na idade corrente são frequentemente consultados devido ao uso administrativo, fiscal ou jurídico. Devem permanecer junto ao setor que os produziu ou junto ao local de sua última tramitação de forma a permitir o fácil acesso.

Os documentos que estiverem na idade intermediária podem ser movidos para um arquivo geral ficando um pouco mais distante do local em que foi produzido ou armazenado em primeira instância.

A consulta a seu conteúdo passa a ser mais restrita. Já quando o documento atinge a terceira idade eles devem pertencer no arquivo histórico sendo armazenados de forma definitiva. Com o aumento dos documentos nato digitais é tão importante manter a gestão documental quanto para os documentos físicos.

O Asten Arquivamento vai auxiliar você a identificar os documentos que estão em cada fase de forma prática. Inclusive diferencia os documentos que dependem da interação do arquivista para avançar para a próxima idade quando a mesma não for definida em anos e sim via lapso temporal.

O Asten Arquivamento é integrado com as ferramentas Archivematica e AtoM!

O Archivematica é um sistema de preservação digital de código aberto, projetado para acesso a materiais digitais com base em padrões e de longo prazo. Ele implementa estratégias que lidam com obsolescência e incompatibilidade de tecnologia para garantir que objetos digitais permaneçam autênticos, acessíveis e utilizáveis ​​no futuro.

O AtoM é um software de descrição arquivística inteiramente baseado na web, multilíngue, que foi originalmente encomendado pelo Conselho Internacional de Arquivos para tornar mais fácil para as instituições de arquivo em todo o mundo colocar suas propriedades de arquivo online usando os padrões descritivos da ICA.

O uso das ferramentas integradas garantem que a instituição possua a preservação segura de seus documentos e proporcione o acesso de forma rápida aos servidores.

Ficou interessado? Fale conosco e saiba mais sobre as vantagens desse produto para sua instituição.

AVMB instala e atualiza os sistemas Archivematica, AtoM e DSpace na Câmara dos Deputados Federal

Em março de 2020 nossos colaboradores, estiveram na Câmara dos Deputados Federal - Brasília, para fazerem as instalações e atualizações dos sistemas Archivematica, AtoM e DSpace.

Por escolha do cliente, os ambientes do Archivematica e Atom foram instalados de forma acoplada e passaram a trabalhar conjunto. O uso das ferramentas integradas vão garantir o acesso e a difusão de forma autêntica permitindo a preservação, acesso e difusão de seus acervos.

Interface AtoM

Interface Archivematica
 

Interface DSpace

http://bd.camara.leg.br/bd/

Asten Arquivamento - Do sistema produtor ao repositório arquivístico digital

Os documentos quando estão na idade corrente são frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal ou jurídico. Eles devem permanecer junto ao setor que os produziu ou junto ao local de sua última tramitação de forma a permitir o fácil acesso. 

Os documentos que estiverem na idade intermediária podem ser movidos para um arquivo geral ficando armazenado em uma primeira instância. A consulta a seu conteúdo passa a ser mais restrita. 

Já quando o documento atinge a terceira idade eles devem pertencer no arquivo histórico sendo armazenados de forma definitiva. Com o aumento dos documentos nato digitais é tão importante manter a gestão documental quanto para os documentos físicos. 

O Asten Arquivamento vai auxiliar você a identificar os documentos que estão em cada fase de forma bem prática. Inclusive diferencia os documentos que dependem da interação do arquivista para avançar para a próxima idade quando a mesma não for definida em anos e sim via lapso temporal. 

Os documentos em Fase Guarda dependem de interação manual enquanto que os documentos em andamento avançarão para a próxima idade de forma automática. 

Você poderá acompanhar o status de cada documento. 

O sistema manterá registro de toda alteração realizada. Todos os metadados de um documento podem ser conferidos e já estão distribuídos na estrutura E-Arq Brasil. 

Veja o exemplo de parte dos metadados 

Se necessário alteração ou acréscimo de metadados o mesmo pode receber informações no sistema produtor e ter os seus dados atualizados na tabela E-Arq de forma que esteja em acordo com o processo de gestão.

Quando o documento atingir a idade permanente o seu conjunto de informações poderá ser enviado de forma automática para o Archivematica. 

Os arquivistas poderão montar um lote de documentos que tenham características semelhantes para um melhor controle e manutenção do Arranjo. 

Inicialmente o arquivista monta o lote e, após conferir todos os metadados dos documentos, poderá inserir anexos e observações para enviar à comissão de avaliação documental. 

A comissão analisa todos os documentos e derivadas e após concluir a análise pode enviar o lote ao Archivematica

Para os documentos que atingiram a etapa de eliminação, após análise de metadados pelo arquivista e comissão, podemos gerar a listagem dos lotes que podem ser excluídos em seu sistema produtor.

Cadeia de Custódia em um processo único e contínuo!

Tenha controle sobre ciclo de vida dos documentos e os mantenha em um repositório confiável 

O processo de gestão documental abrange a captura, tramitação, utilização e o arquivamento até o momento da destinação final seja em ambientes digitais ou híbridos. 

No Brasil são utilizados inúmeros sistemas de informação que geram documentos. No entanto, a maior parte não contempla todos os requisitos informados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). 

A norma e-ARQ Brasil representa o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão. Alguns dos requisitos com grande importância para contemplar um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é a utilização de um plano de classificação e realização do controle do ciclo de vida destes documentos. 

Um SIGAD não compreende a guarda permanente dos documentos, logo, é necessário implementar um repositório que possua um armazenamento confiável e que permita organizar e recuperar os documentos. O Conarq também orienta através de diretrizes a implementação destes repositórios. O modelo de referência OAIS é recomendado para preservar a informação de longo prazo para materiais digitais. 

As instituições que não possuem portais de consulta online podem implementar uma plataforma de acesso já acoplada a um RCDArq. Já quando a instituição tem uma grande massa documental que apoia processos de pesquisa torna-se fundamental uma plataforma que possua uma normalização de descrição arquivística. A descrição consiste em descrever sobre o conteúdo do documento para facilitar a sua localização e auxiliar na recuperação da informação. 

Uma plataforma completa de arquivo é formada por um sistema informatizado de gestão de documentos (SIGAD) e um repositório confiável que forneça representantes digitais para plataformas de difusão. 

A ferramenta Asten Arquivamento foi criada para proporcionar apoio ao seu sistema produtor nas atividades de avaliação e destinação dos documentos bem como monitorar com vistas a preservação digital. 

Não é uma ferramenta que vai transformar um sistema produtor em um SIGAD, mas vai permitir um grande apoio para tal até que todos os requisitos possam ser atendidos.

Na ferramenta você poderá acompanhar e controlar a idade dos documentos e poderá monitorar os metadados mencionados na E-arq Brasil. 

Após revisão e aprovação de todos os dados do documento você poderá encaminhá-lo ao Archivematica. Este RDC-ARQ foi escolhido pela AVMB devido as boas referências no atendimento das diretrizes e por permitir integração com o sistema de difusão de documentos AtoM.

Desta forma, conseguimos contribuir no processo de garantia da CADEIA DE CUSTÓDIA. A comunicação entre os sistemas vai garantir a integridade do documento de forma que ele saia do sistema produtor e seja enviado ao Archivematica na sua forma autêntica.

AVMB realiza SIE-DAY no WTICIFES 2018

A AVMB Soluções em TI patrocinadora do XII Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil 2018 (WTICIFES 2018) promoveu, no dia 4 de junho, o evento SIE-DAY - situado no Bourbon Foz do Iguaçu Business Hotel em Foz do Iguaçu/PR- encontro com as instituições que utilizam o SIE-UFSM, para apresentar evoluções do produto e alinhar expectativas futuras com relação ao sistema.
Estiveram no evento Claudio R. Lobato (Direção da empresa), Carla G. B. Teixeira (Setor de Atendimento) e Thiago Borba (Setor de Desenvolvimento).
Dentro da programação prévia, os assuntos debatidos com mais acuidade foram:

1. Evolução das versões do SIE e principais Melhorias Técnicas

2. Interoperabilidade SIE-UFSM-PEN, onde foram apresentadas todas as etapas percorridas pela AVMB junto às etapas remanescentes para a integração. Nesta oportunidade, foi solicitado auxílio direto das instituições para um planejamento que possa promover soluções de eventuais erros nas etapas entre o governo e o TRF4.

3. ASTEN Indicadores

4. ASTEN Processos: além dos avanços obtidos na ferramenta de modelagem, foram apresentados cases reais de processos que já estão em execução pelas Instituições.

5. Nome Social

6. Apresentação ASTEN Mobile

7.  ASTEN Arquivamento (Archivematica e AtoM)

8.  Interoperabilidade SIE-UFSM->SIAPE

9. Cases CEFET-RJ, UFT e UFPR

Este evento é mais um compromisso da AVMB em entender as necessidades, dificuldades e expectativas de seus clientes.
Nesta oportunidade,  AVMB cordialmente agradece às Instituições presentes no SIE-DAY:

Daniel de Oliveira - CEFET-RJ
Danilo Mendes - UFES
Deivid Fernando da Silva Moreira - UFSCPA
Eduardo Dimas Andrino Nogueira - UFPR
Edvandro Carlos Reckziegel UFAC / NTI
Evandro Flores - UFSM
Gerson da Silva - UFAM
Jonas Carniel de Macedo - UFSM
Jorge Carlos Magno - UFAM
Julliany Sales Brandão CEFET-RJ / DTINF
Juliano Rios UFT / DTI
Miguel Teixeira - UFAM
Nail Mohamed Saber Abdo Bekhit UNIRIO / DTIC
Paulo Roberto Pereira dos Santos UNIRIO / DTIC
Renan Teixeira - UFES
Roberto Rosa dos Santos UFCSPA / NTI
Valdo Melo Lima Guerra UFAC / NTI
Valmir Antunes Pereira UFPR / Diretor CCE
Vinicius J. Serva UNIRIO / DTIC

AVMB realiza SIE-DAY no WTICIFES 2017

A AVMB Soluções em TI patrocinadora do XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil 2017 (WTICIFES 2017) promoveu, dos dias 29 de maio a 1º de junho, o evento SIE-DAY - situado no Hotel Golden Tulip Boa Viagem em Recife/PE- encontro com as instituições que utilizam o sistema SIE-UFSM para alinhar expectativas futuras com relação ao sistema.
Estiveram no evento Claudio R. Lobato (Direção da empresa), Carla G. B. Teixeira (Setor de Atendimento) e Maicon Tessele (Setor de Desenvolvimento).
Os assuntos debatidos com mais acuidade foram:

- Interoperabilidade SIAPE-> SIE
- SIE 64 bits
- Interoperabilidade SIE -> PEN
- Asten Processos Ferramenta
- Asten Arquivamento

Foram também realizadas reuniões particulares com cada instituição presente, com o objetivo de ouvir e entender suas necessidades, dificuldades e expectativas com relação ao SIE-UFSM.
Nesta oportunidade,  AVMB cordialmente agradece às instituições presentes no SIE-DAY:

Amarílio Floriano UFPR / CCE
Bruno Tavares UNIRIO / DTIC
Daniela Mascarenhas de Queiroz Trevisan UFT / DTI
Édson Flávio de Souza UFPR
Edvandro Carlos Reckziegel UFAC / NTI
Prof. Egon Walter Wildauer da UFPR / Governança de TI
Fernanda Vieira Figueira UFAC / NTI
Julliany Sales Brandão CEFET-RJ / DTINF
Juliano Rios UFT / DTI
Francisco da Silva Passos UFAC / NTI
Marcelo Kroth UFSM
Nail Mohamed Saber Abdo Bekhit UNIRIO / DTIC
Paulo Roberto Pereira dos Santos UNIRIO / DTIC
Roberto Rosa dos Santos UFCSPA / NTI
Valdo Melo Lima Guerra UFAC / NTI
Valmir Antunes Pereira UFPR / Diretor CCE
Vinicius J. Serva UNIRIO / DTIC

AVMB no WTICIFES 2017

A AVMB patrocinadora do XI Workshop de Tecnologia da Informação e Comunicação das Instituições Federais de Ensino Superior do Brasil 2017 (WTICIFES 2017) estará presente no evento que acontece em Recife dos dias 29 de maio a 1º de junho, sob o tema “A TI como Agente Transformador nas Universidades". 

Nesta oportunidade, a AVMB realizará o SIE-DAY, encontro com as instituições que utilizam o SIE-UFSM. Dentre os assuntos abordados no SIE-DAY, estão as expectativas de evolução do SIE-UFSM, integração com o PEN e SIAPE, Censo, Avaliação Institucional, 64bits, indicadores, Gestão Física de Documentos e a apresentação da parceria com a empresa canadense Artefactual - a nova solução em preservação digital da AVMB: ASTEN Arquivamento.

Parceria com a Empresa Canadense Artefactual

A AVMB assinou com empresa Canadense Artefactual, contrato de consultoria e suporte com objetivo de agregar ao ERP: SIM, SIE-UFSM e SIG-UFRN os softwares Archivematica e AtoM desta empresa.


O software Archivematica foi desenhado com objetivo de armazenar a documentação em formato digital de acordo com os padrões exigidos em relação à preservação arquivística, visando torná-la acessível a longo prazo. Sua estrutura e funcionamento seguem o padrão ISO-OAIS. A visualização dos documentos arquivados é feita através do software AtoM.


O primeiro projeto envolverá o Instituto Federal Farroupilha e está na fase de definição, do tipo de documento e seus metadados.

Para maiores detalhes deste software acesse https://www.artefactual.com/

Colaborador Marcos Lucca participou do VII Congresso Nacional de Arquivologia.

O colaborador da equipe java de desenvolvimento da AVMB, Marcos Lucca, participou do VII Congresso Nacional de Arquivologia (VII CNA) realizado no período de 17 de Outubro de 2016 a 21 de Outubro de 2016

Marcos relata que a ida ao Congresso Nacional de Arquivologia foi de nosso interesse para nos atualizarmos no quesito de preservação de documentos digitais, conforme legislações em vigor. 

Nesse congresso, foram apresentados modelos conceituais de como os sistemas brasileiros poderiam ser tratados quanto a questão de armazenamento, e de acordo com regras da arquivologia. 

Essas regras relatam que os documentos devem ser armazenados em seu estado fixo para sempre e sem ter seu estado e conteúdo alterados. Também foi realizada uma reunião com canadenses da empresa Artefactual, para tratar sobre modelos de integração com sistemas que os mesmos possuem.

Para maiores informações sobre como foi a programação deste congresso acesse o site abaixo:

http://www.arquivece.com.br/cna/

O conhecimento na área de negócio aliado ao conhecimento técnico proporciona maiores chances de assertividade no desenvolvimentos de sistemas que atendam as expectativas de nossos clientes!