Diversas legislações brasileiras, leis, decretos e portarias tratam do assunto:"garantir a integridade e autenticidade da informação", nosso produto Asten Arquivamento ajuda este processo. Colocamos algumas delas em sua sequencia temporal:
A Lei 8159 de 08 de jan de 1991 em seu artigo 25 diz: "Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.”
Posteriormente o Decreto 1799 de 30 de jan 1996 em seu “Artigo 13 - Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.” Neste caso os documentos microfilmados devem estar em um repositório confiável pois possuem o mesmo valor legal que o físico.
Já a Lei 12527 de 18 de nov de 2011 (LAI) em seu parágrafo “I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.
Portaria Nº 1.224, DE 18 de dezembro de 2013. Esta portaria nos informa a relação de assuntos que uma IFES devem utilizar. As instituições que usam nossos apoio aos ERP SIG-UFRN e SIE-UFSM já usam uma relação no módulo protocolo e, inclusive, é o pilar em nosso projeto d0 ASTEN Arquivamento. Conforme o artigo 4º desta portaria, quem não controla a temporalidade associada ao assunto ( fases corrente e intermediário) e a destinação final (eliminação/preservação) será caracterizado como irregular administrativamente. Ou seja, nossas ferramentas auxiliam para que essa irregularidade não ocorra.
Na Portaria Nº 315, DE 4 de abril de 2018 em seu “§ 4º informa: O representante legal da mantenedora responderá, nos termos da legislação civil e penal, pela guarda e manutenção do acervo acadêmico das instituições mantidas, inclusive nos casos de negligência ou de utilização fraudulenta.” Seguindo a mesma linha da portaria 1224. Não controlar a temporalidade e não garantir a integridade do documento caracteriza conduta negligente. Ambas são portarias favorecem o nosso projeto Asten Arquivamento (ciclo de vida e destinação final), o Archivematica (preservação) e o AtoM (divulgação).
O professor Dr. Daniel Flores tem feito palestras comentando esta legislação debatendo o documento arquivístico digital e suas especificidades, legislação arquivística, Lei de Acesso à Informação - LAI, diretrizes do CONARQ que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino, Lei de digitalização, políticas e estratégias de preservação de digital, software livre, softwares de descrição arquivística e repositórios digitais.
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