Os documentos quando estão na idade corrente são frequentemente consultados devido ao uso administrativo, fiscal ou jurídico. Devem permanecer junto ao setor que os produziu ou junto ao local de sua última tramitação de forma a permitir o fácil acesso.
Os documentos que estiverem na idade intermediária podem ser movidos para um arquivo geral ficando um pouco mais distante do local em que foi produzido ou armazenado em primeira instância.
A consulta a seu conteúdo passa a ser mais restrita. Já quando o documento atinge a terceira idade eles devem pertencer no arquivo histórico sendo armazenados de forma definitiva. Com o aumento dos documentos nato digitais é tão importante manter a gestão documental quanto para os documentos físicos.
O Asten Arquivamento vai auxiliar você a identificar os documentos que estão em cada fase de forma prática. Inclusive diferencia os documentos que dependem da interação do arquivista para avançar para a próxima idade quando a mesma não for definida em anos e sim via lapso temporal.
O Asten Arquivamento é integrado com as ferramentas Archivematica e AtoM!
O Archivematica é um sistema de preservação digital de código aberto, projetado para acesso a materiais digitais com base em padrões e de longo prazo. Ele implementa estratégias que lidam com obsolescência e incompatibilidade de tecnologia para garantir que objetos digitais permaneçam autênticos, acessíveis e utilizáveis no futuro.
O AtoM é um software de descrição arquivística inteiramente baseado na web, multilíngue, que foi originalmente encomendado pelo Conselho Internacional de Arquivos para tornar mais fácil para as instituições de arquivo em todo o mundo colocar suas propriedades de arquivo online usando os padrões descritivos da ICA.
O uso das ferramentas integradas garantem que a instituição possua a preservação segura de seus documentos e proporcione o acesso de forma rápida aos servidores.
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