AVMB inicia implantação do SIGRH na UFOB

Na semana passada a AVMB iniciou mais uma etapa da implantação do SIG na Universidade Federal do Oeste da Bahia. Na terça-feira (25), o analista de sistema Deivid Fiorin realizou o treinamento da equipe da Coordenadoria de Gestão de Pessoas (CGP) da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura, Proadi - UFOB, para a utilização dos quatro módulos de cadastro do SIGRH. O apoio presencial seguiu até sexta-feira (28), onde foi possível tirar dúvidas sobre o funcionamento dos itens.

As ferramentas do Sistema possibilitarão aos servidores do órgão inserir, dentre outras, informações sobre férias, acréscimo de dependentes, cargos, progressão, formação e capacitação. Nas próximas semanas, serão iniciadas as atividades para implementação dos módulos de protocolo, catálogo de materiais, graduação, lato sensu, strictu sensu, pesquisa e extensão.

Repasse de restrições de dados a múltiplos usuários simultaneamente

A AVMB, constantemente preocupada em melhorar seus serviços, criou uma nova forma de repasse das restrições/permissões para usuários nos novos documentos do SIE-UFSM e SIM.

Em geral, as restrições devem ser adicionadas manualmente, em cada perfil de usuário. Tarefa bastante onerosa, principalmente se considerarmos que determinadas aplicações/relatórios são visualizados por grupos de 50, 100 ou mais usuários.

Por conta disso, criamos uma nova aplicação onde é possível repassar permissão para vários usuários em uma única operação. Ela pode ser utilizada para repassar qualquer restrição de Dados que esteja configurada na aplicação para Controle de Acesso por Usuário, tornando o processo muito mais ágil.

Essa funcionalidade foi liberada no último pacote de atualização dos sistemas SIM e SIE, caso não tenha identificado, entre em contato com nossa equipe de atendimento.

Integração dos módulos RH x Orçamento/Contabilidade com Automatização.

As novas funcionalidades de integração dos Módulos de Recursos Humanos e Orçamento/Contabilidade do SIM, permitiram uma redução significativa de trabalho na Prefeitura de Pelotas.

O processo de digitação de OPs da Folha de Pagamento, que antes demorava em torno de 10 (dez) dias para ser efetuado, foi efetuado em 2 (dois) dias de trabalho. Nos próximos meses, esse processo deverá ser executado em apenas um dia.

Outro fato relevante desta automatização são as Ordens de Pagamento Extra de Pensão Alimentícia, que somam em torno de 200 OPs mensais, e agora são geradas em nome do beneficiário da Pensão, buscando as informações diretamente no Cadastro de Pensionista do RH.

Além da redução de tempo e mão de obra na digitação desses dados, o processo também garante maior confiabilidade das informações, já que as regras de geração são definidas e configuradas previamente.

Equipe de Implantação ministra treinamentos do SIPAC

No dia 07 de julho, foi realizada na Reitoria do IFFarroupilha apresentação dos módulos de Patrimônio Móvel e Imóvel, para a comissão responsável pela implantação do mesmo dentro do Instituto. Foram demonstradas todas as funcionalidades dos módulos, relatadas as formas de carga de dados no sistema e também definidas datas para levantamento de dados previsto para o começo do mês de agosto.

No dia 21 de julho foi realizado o treinamento do módulo Catálogo de Materiais, por web conferência, para o Instituto Federal de Amazonas. Foi demonstrado o funcionamento do sistema e a informado sobre a importância da implantação deste módulo, que é utilizado pelos demais módulos do SIPAC: Almoxarifado, Patrimônio, Compras e Licitação, Requisição (orçamento), etc.

No dia 22 de julho de 2015 foram apresentadas as funcionalidades do módulo Bolsas à Universidade Federal do Oeste da Bahia (UFOB). A Instituição realizará um levantamento de todas as bolsas e bolsistas que a Instituição possui para que o uso do módulo seja iniciado.

Equipe Implantação AVMB ministra treinamentos do SIGRH no mês de julho

No dia 1º de julho, foi realizado Treinamento do Módulo Colegiados ao IFSudeste MG, através de Web Conferência. Durante o treinamento os analistas de implantação da AVMB fizeram esclarecimentos para que os participantes pudessem utilizar o módulo no ambiente de Teste da Instituição.

No dia 02 de julho de 2015, foi realizado no IFFarroupilha - Reitoria apoio presencial, com o objetivo de apresentar à equipe de TI (CGTI) da instituição as funcionalidades, processos e rotinas do módulo Frequência – Ponto Eletrônico.

Durante a visita foram feitos esclarecimentos e ajustes pontuais sobre o módulo. Este está pronto para ser utilizado e validado pela instituição, e será lançado através de um projeto piloto, onde será executado no período de 30 dias para validação das funcionalidades somente na Reitoria.

Resolução fixa prazos para eSocial

No dia 24/06 a Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda lançou a Resolução nº 1, que dispõe sobre o calendário oficial para a implementação do eSocial. Os Órgãos Públicos e mistos, devem transmitir as informações de seus trabalhadores a partir da competência janeiro/2017, e sua parte de segurança do trabalho e medicina ocupacional é obrigatório somente em julho/2017.

A resolução completa, pode ser acessada no Diário Oficial da União de 25 de junho.

A AVMB já vem trabalhando desde o início do ano na adequação de seus sistemas, a fim de permitir a interoperabilidade com o eSocial, intensificando seus trabalhos a partir desta publicação.

AVMB inicia implantação do SIG - UFRN na UFOB

No mês de junho a AVMB iniciou a implantação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) e do Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA), componentes da solução SIG-UFRN, na Universidade Federal do Oeste da Bahia -UFOB.

Nos dias 10 e 12, respectivamente, foram apresentados  os módulos Protocolo e Catálogo de Materiais, pertencentes ao SIPAC,  e no dia 15 ocorreu a apresentação do módulo Graduação que faz parte do SIGAA.

Otimização de Processos

A AVMB está otimizando alguns processos de atendimento aos clientes utilizando o ASTEN Processos, ferramenta desenvolvida pela empresa para modelagem e automatização de processos utilizando conceitos do BPMN.

Dentre os processos que nosso atendimento já otimizou está a Automatização da Notificação de Confirmação de Recebimento do Chamado:

Os clientes que possuem contrato de manutenção para suporte técnico remoto, ao reportar um chamado pelo nosso SAC WEB, recebem uma notificação no seu e-mail confirmando o Recebimento do Chamado. Esta notificação consta, dentre outras informações, a previsão de resposta e solução conforme a severidade alocada na abertura do chamado.

Isto demonstra que a AVMB está comprometida em resolver as demandas dos clientes no melhor prazo possível, de acordo com os níveis de serviço (SLA) previstos no contrato de manutenção do sistema.

Anteriormente o processo de notificação ao cliente era efetuado manualmente pela equipe de atendimento e o tempo gasto nesta tarefa era entre 10 e 12 horas mensais (de acordo com o volume de chamados abertos no mês). Além disto o processo manual algumas vezes era falho pois, caso o volume de demandas abertas no dia fosse grande, não conseguíamos notificar imediatamente o recebimento do chamado, informando a previsão do atendimento.

Mudanças SAC WEB - Prioridade de Atendimentos

Para aperfeiçoar o atendimento aos nossos clientes, foi incluído no SAC WEB o campo Justificativa/Grau de Impacto. Este campo será de preenchimento obrigatório quando a severidade indicar criticidade, como por exemplo: Sistema Parado.

Entendemos que, muitas vezes, a alocação deste tipo de severidade é feita por uma necessidade de resolução rápida a determinado problema que esteja afetando um processo chave em sua Instituição, mesmo que o sistema não esteja totalmente parado. Desta forma, para melhor atendê-los, pedimos que seja utilizado este novo campo para esclarecer a importância e onde o problema está impactando ou poderá impactar nas suas atividades. Isto nos auxiliará a ordenar o atendimento aos chamados de sua Instituição, priorizado este em detrimento aos demais chamados reportados.

Observe também que existem outras duas novas informações, de preenchimento opcional: Nome do usuário que reportou a demanda e Email do Usuário que reportou a demanda. Ao prestar estas informações, este usuário final será notificado, em cópia, quando o chamado for finalizado pela AVMB.

AVMB ministra treinamento do SIG-UFRN ao IFSudeste MG

A última semana do mês de abril foi marcada pelo início de treinamentos ao Instituto Federal do Sudeste de Minas.  No dia 27/04 foi ministrado o treinamento do módulo Cadastro do SIGRH, componente do SIG-UFRN, ministrado pelos analistas da AVMB Deivid Fiorin e Luiz Vieira. Dentre as funcionalidades apresentadas, destacam-se: Dependentes, Averbações e Progressões

Já no dia 28, o treinamento do módulo Protocolo do SIPAC, ministrado pelas analistas Claucia Vitalis e Suelen Cardoso, abordou as funcionalidades referentes a cadastros e movimentações de Processos, Documentos e Memorandos.

Devido à distância, ambos os treinamentos foram ministrados por videoconferência.