Equipe Implantação AVMB ministra treinamentos do SIGRH no mês de julho

No dia 1º de julho, foi realizado Treinamento do Módulo Colegiados ao IFSudeste MG, através de Web Conferência. Durante o treinamento os analistas de implantação da AVMB fizeram esclarecimentos para que os participantes pudessem utilizar o módulo no ambiente de Teste da Instituição.

No dia 02 de julho de 2015, foi realizado no IFFarroupilha - Reitoria apoio presencial, com o objetivo de apresentar à equipe de TI (CGTI) da instituição as funcionalidades, processos e rotinas do módulo Frequência – Ponto Eletrônico.

Durante a visita foram feitos esclarecimentos e ajustes pontuais sobre o módulo. Este está pronto para ser utilizado e validado pela instituição, e será lançado através de um projeto piloto, onde será executado no período de 30 dias para validação das funcionalidades somente na Reitoria.

Resolução fixa prazos para eSocial

No dia 24/06 a Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda lançou a Resolução nº 1, que dispõe sobre o calendário oficial para a implementação do eSocial. Os Órgãos Públicos e mistos, devem transmitir as informações de seus trabalhadores a partir da competência janeiro/2017, e sua parte de segurança do trabalho e medicina ocupacional é obrigatório somente em julho/2017.

A resolução completa, pode ser acessada no Diário Oficial da União de 25 de junho.

A AVMB já vem trabalhando desde o início do ano na adequação de seus sistemas, a fim de permitir a interoperabilidade com o eSocial, intensificando seus trabalhos a partir desta publicação.

AVMB inicia implantação do SIG - UFRN na UFOB

No mês de junho a AVMB iniciou a implantação do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) e do Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA), componentes da solução SIG-UFRN, na Universidade Federal do Oeste da Bahia -UFOB.

Nos dias 10 e 12, respectivamente, foram apresentados  os módulos Protocolo e Catálogo de Materiais, pertencentes ao SIPAC,  e no dia 15 ocorreu a apresentação do módulo Graduação que faz parte do SIGAA.

Otimização de Processos

A AVMB está otimizando alguns processos de atendimento aos clientes utilizando o ASTEN Processos, ferramenta desenvolvida pela empresa para modelagem e automatização de processos utilizando conceitos do BPMN.

Dentre os processos que nosso atendimento já otimizou está a Automatização da Notificação de Confirmação de Recebimento do Chamado:

Os clientes que possuem contrato de manutenção para suporte técnico remoto, ao reportar um chamado pelo nosso SAC WEB, recebem uma notificação no seu e-mail confirmando o Recebimento do Chamado. Esta notificação consta, dentre outras informações, a previsão de resposta e solução conforme a severidade alocada na abertura do chamado.

Isto demonstra que a AVMB está comprometida em resolver as demandas dos clientes no melhor prazo possível, de acordo com os níveis de serviço (SLA) previstos no contrato de manutenção do sistema.

Anteriormente o processo de notificação ao cliente era efetuado manualmente pela equipe de atendimento e o tempo gasto nesta tarefa era entre 10 e 12 horas mensais (de acordo com o volume de chamados abertos no mês). Além disto o processo manual algumas vezes era falho pois, caso o volume de demandas abertas no dia fosse grande, não conseguíamos notificar imediatamente o recebimento do chamado, informando a previsão do atendimento.

Mudanças SAC WEB - Prioridade de Atendimentos

Para aperfeiçoar o atendimento aos nossos clientes, foi incluído no SAC WEB o campo Justificativa/Grau de Impacto. Este campo será de preenchimento obrigatório quando a severidade indicar criticidade, como por exemplo: Sistema Parado.

Entendemos que, muitas vezes, a alocação deste tipo de severidade é feita por uma necessidade de resolução rápida a determinado problema que esteja afetando um processo chave em sua Instituição, mesmo que o sistema não esteja totalmente parado. Desta forma, para melhor atendê-los, pedimos que seja utilizado este novo campo para esclarecer a importância e onde o problema está impactando ou poderá impactar nas suas atividades. Isto nos auxiliará a ordenar o atendimento aos chamados de sua Instituição, priorizado este em detrimento aos demais chamados reportados.

Observe também que existem outras duas novas informações, de preenchimento opcional: Nome do usuário que reportou a demanda e Email do Usuário que reportou a demanda. Ao prestar estas informações, este usuário final será notificado, em cópia, quando o chamado for finalizado pela AVMB.

AVMB ministra treinamento do SIG-UFRN ao IFSudeste MG

A última semana do mês de abril foi marcada pelo início de treinamentos ao Instituto Federal do Sudeste de Minas.  No dia 27/04 foi ministrado o treinamento do módulo Cadastro do SIGRH, componente do SIG-UFRN, ministrado pelos analistas da AVMB Deivid Fiorin e Luiz Vieira. Dentre as funcionalidades apresentadas, destacam-se: Dependentes, Averbações e Progressões

Já no dia 28, o treinamento do módulo Protocolo do SIPAC, ministrado pelas analistas Claucia Vitalis e Suelen Cardoso, abordou as funcionalidades referentes a cadastros e movimentações de Processos, Documentos e Memorandos.

Devido à distância, ambos os treinamentos foram ministrados por videoconferência.

Sistema de Protocolo Integrado tem novo prazo para entrar em vigor

Conforme notícia publicada na página do Arquivo Nacional, o início dos novos procedimentos relativos ao protocolo de documentos nas instituições públicas, previsto para entrar em vigor em 1º de julho de 2015, foi adiado, passando a vigorar a partir de 1º de janeiro de 2016. Confira a nota publicada na íntegra:

O Arquivo Nacional, do Ministério da Justiça (AN/MJ), e a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MP), em decisão conjunta, informam que a Portaria Interministerial nº 2.320, que institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da APF, e a Portaria Interministerial nº 2.321, que define os procedimentos relativos à utilização do NUP (Número Único de Protocolo) no âmbito dos órgãos e entidades da APF, aprovadas em 30 de dezembro de 2014, entrarão em vigor somente a partir do dia 1º de janeiro de 2016, e não mais no prazo de 180 dias a partir da data de sua publicação no Diário Oficial da União, conforme determinavam, respectivamente, os artigos 11 e 8º das mencionadas Portarias.

Módulo Escritório de Ideias entra em funcionamento no IFFarroupilha

Durante o mês de março, entrou em funcionamento no Instituto Federal Farroupilha o módulo Escritório de Ideias do SIG-UFRN. 

Com o objetivo realizar a interação da comunidade de servidores com a Instituição, o módulo possibilita que sejam enviados, via Portal do Servidor, ideias de atividades a serem realizadas na Instituição. Após o envio, as ideias são avaliadas por uma comissão interna, que avalia a viabilidade do proposto, se aprovada, a ideia vira um projeto a ser executado futuramente na Instituição.

O módulo foi lançado no dia 17 de março, e até o dia 31/03 já haviam sido postadas 24 ideias pelos servidores do IFFarroupilha.

No dia 25 de março também foi realizada, na Reitoria do IFFarroupilha, a apresentação dos módulos Escritório de Ideias e Capacitação para as Diretorias de Planejamento e Desenvolvimento Institucional, que conta com representantes dos diversos câmpus da Insituição.

PMP visita AVMB para entendimentos do Sistema de Custos

Nesta segunda-feira (23), a AVMB recebeu em sua sede representantes da Coinpel - Prefeitura Municipal de Pelotas, Loiva Frio, Mery Ugoski, Pedro Souza e Claudio Viana. Na ocasião foi realizada uma avaliação para adesão ao Sistema de Custos com as rotinas da Prefeitura, a partir da apresentação da concepção utilizada no desenvolvimento do módulo e de simulações para a distribuição de despesas.

O encontro também permitiu que fossem definidas as próximas ações para a implantação do módulo.

Sistema Protocolo Integrado

Em dezembro de 2014 o Ministério da Justiça, por meio das Portarias Interministeriais nº 2.320 e 2.321, instituiu novos procedimentos relativos ao protocolo de documentos nas instituições públicas.

As portarias definem que, a partir de 1º de julho de 2015, todos os órgãos e entidades da Administração Pública Federal  deverão disponibilizar para acesso dos cidadãos a consulta de informações sobre a tramitação de documentos, avulsos ou processos (desde que estes não estejam ocorrendo em sigilo), através do Sistema Protocolo Integrado.

Para que essa disponibilização de consulta ocorra, as instituições deverão adequar a numeração dos documentos protocolados, utilizando o Número Único de Protocolo.

A AVMB, no compromisso com seus clientes, está trabalhando para adequar o módulo de protocolo do SIE-UFSM, de modo a interoperabilizá-lo com o Sistema Protocolo Integrado, facilitando a disponibilização das consultas e evitando retrabalho.

Este procedimento irá gerar uma nova versão do SIE, que será distribuída a todos os clientes que possuem contrato de manutenção para este módulo vigente.